viernes, 15 de junio de 2012

Capacitación en ERP MacroPro Open

Capacitación en Macro Pro Open

Estaremos subiendo a este blog videos con capacitaciones importantes.

Esta es para usuarios que cuentan con licencia ODBC... !Pero explicamos la estructura del directorio donde se instala Macropro y también qué archivos tienen la base de datos!

Saludos!



Alfatech, S.A. de C.V.
Distribuidor Macro Pro
www.alfatech.com.mx

Macro Pro México,  0155 1163 8008
Macro Pro Michoacán 01443 2993383

www.eligeelmejorsoftware.com

martes, 15 de mayo de 2012

!No dejar en blanco un campo en ERP Macropro!

!No dejar en blanco un campo en ERP Macropro!



Recientemente escuché la historia de quien es considerado el MEJOR VENDEDOR DEL MUNDO SEGÚN EL LIBRO GUINESS, me impactó tanto que decidí buscar la historia y enviarla a todos nuestros clientes… creo que esto debería ponernos en acción

Joe Girard
Trabajando tan sólo desde un pequeño concesionario de Chevrolet y vendiendo a clientes individuales, Girard consiguió despachar más coches que el 95% de todos los concesionarios de América del Norte. Durante su carrera de catorce años de 1963 a 1977 logró vender más de 13.000 vehículos. Joe Girard vendió más coches que cualquier otro vendedor de autos en el mundo. En su mejor día él vendió 18 automóviles. Su mejor mes, él registró 174 ventas. Su mejor año… un total de 1425 vehículos. El hizo un promedio de cerca de 6 ventas por día. Ninguna venta de flotilla, ninguna venta múltiple, y ninguna venta al por mayor. 

Girard razonaba de esta manera: …Si mantengo un buen servicio, establezco buenas relaciones con mis clientes, les trato bien y les proporciono lo que necesitan, mi trabajo se verá muy reforzado a largo plazo. 

Si se atiende a los resultados que obtuvo (unos 13.000 vehículos vendidos en tan sólo 14 años, que le valieron el título del vendedor más grande de la historia), es innegable que Girard descubrió algo que le diferenciaba del resto de sus compañeros: su ley del 250, que le hizo comprender que tenía sentido preparar el terreno, creando conciencia e interés entre sus clientes potenciales, mucho antes de que necesitasen un nuevo coche. Se trataba de simple aritmética: con tan sólo ver a 100 clientes potenciales al mes, se cerraría una venta con 50 de ellos. Si este número se aumentaba hasta 200, las ventas se duplicarían incluso aunque el vendedor no hiciera nada distinto.
Para ello, por ejemplo, todos los meses cada uno de los clientes de su lista recibiría una postal del vendedor. Para el Año Nuevo también les llegaría la postal correspondiente. En cada una de ellas se leía la frase “Me cae bien”, firmada por Girard y rubricada con el sello del concesionario, en el cual figuraba su nombre y dirección. 

El objetivo de estos envíos era que el cliente abriera el sobre, leyera su nombre en la postal y sonriera. Mes tras mes, año tras año, hasta que decidieran comprar un nuevo automóvil y pensaran en el único vendedor que les enviaba postales: Joe Girard. El trabajo era gigantesco: 9.000 clientes en su lista o unas 400-500 postales escritas a mano cada día, aprovechando los momentos en que no había visitantes en el concesionario. Tras una década repitiendo esta práctica, casi dos tercios de sus ventas totales correspondían a clientes que repetían su compra. 


¿Por qué transcribo la historia?

Imagínate lo que hizo la diferencia de otros vendedores que únicamente estaban dependiendo de que alguien entrara a la agencia de automóviles a preguntar información, él acabó contratando un par de personas que únicamente se dedicaban a estar en contacto con sus clientes y mandar tarjetas. (Ojo, no yendo a visitar a cada uno).

¿A tu empresa le urge vender más?
Para que veas al punto al que voy te presento este cuadro comparativo:
ANTES                                                                     AHORA
Carta o Tarjeta                                      Correo electrónico
Envío manual                                        Correo electrónico automatizado                  
Altos costos de envío                           Sin costo
Altos costos administrativos                  Costos casi igual a cero


Por eso titulé este mensaje: ¡Peligro, campo que no debes dejar en blanco en Macro Pro!

Sabías que es demasiado sencillo enviar un correo electrónico a TODOS TUS CLIENTES registrados en Macro Pro en donde podrías:

-Informar de una nueva oferta
-Informar de productos en remate que te urge sacar del inventario
-Informarle de la situación actual del mercado, de una marca, de un producto para que aproveche (o evite) situaciones
-Y claro!!!  Simplemente mantenerte en contacto con ellos como lo hacía Joe Girard, para estar posicionado en su mente.
¿Sabías que independientemente de tu producto o servicio, EL CONOCIMIENTO que tu empresa tiene puede ser vital para tus clientes?
Estoy seguro que te vienen a la mente muchas otras cuestiones que quisieras comunicar a todos tus clientes y/o prospectos con la facilidad de un correo electrónico…
Quizá incluso te digas: Esto lo hacen mis vendedores. Pero yo te preguntaría ¿realmente los vendedores hacen su labor? ¿realmente están transmitiendo la visión de la empresa?; la cartera de clientes, ¿es de los vendedores o de la empresa? Muchas veces me ha tocado ver que cuando el vendedor se va, se lleva consigo los clientes… ¿lo has visto tu?
Ahora, la pregunta de los 64 mil. ¿Cómo? ¿Cómo hago para que mis vendedores lo hagan? ¿o el gerente de ventas? O desde la misma área de dirección de la empresa ¿Cuánto cuesta algo así? Quizá pienses que es muy caro, pero… oh sorpresa:
Puede ser que no desembolses un centavo para tenerlo. He aquí los pasos
1.     Obtienes un listado de tus clientes en Macro Pro exportando el email a un archivo de texto
2.     Ese archivo lo importas desde la herramienta de correo automatizado que se encuentra en el Panel de Control de tu Hosting (sí el de tu página).
Sé que parece increíble, pero casi todas las empresas que te venden el servidor y el dominio, por ejemplo www.alfatech.com.mx  no te dicen que tienes servicios incluídos con tu pago anual.
3.     Configuras una cuenta, un password de quien enviará los correos, y listo! Estás preparado para enviar información a tu LISTA DE CORREOS. Sigues las instrucciones y veras que es tan fácil como enviar un correo.

Y si aún no cuentas con un dominio, ¡hay herramientas gratis!

Quizá hasta hayas visto un anuncio que aparece en muchos lados en internet:  http://mailrelay.com/es 

Esta herramienta es gratuita e inclusive te permite rastrear tus envíos. (Según dice la propia página hasta 25mil correos mensuales).

No sé a ti, pero a mi me molesta que las Pymes no usen todo el potencial del software que está a su alcance. Yo creo que necesitamos hacer uso de las estrategias que posicionan a las grandes compañías. ¿no crees?

Pues bien, quede tan entusiasmado con esta historia que no quise dejar pasar la oportunidad de comunicártela.

Ojalá pueda servirte.

Un último favor, si recibes este correo y no te desempeñas en el área de ventas o de dirección, reenvíalo a quien le servirá, estoy seguro que será tomada en cuenta tu aportación.

Ésta es la forma en que él vendió: 
1963 - 267 coches
1964 - 307 coches
1965 - 343 coches
 
1966 - 614 coches
1967 - 667 coches
1968 - 708 coches
1969 - 764 coches
1970 - 843 coches
1971 - 980 coches
1972 - 1208 coches
1973 - 1425 coches
 
1974 - 1376 coches
1975 - 1360 coches
1976 - Sobre 1200 coches
1977 - Sobre 1200 coches

Quedamos a tus órdenes
Macropro México
Guanajuato 188 Col. Roma México, D.F. 1163 8008

Macropro Morelia
Hospital de Etúcuaro 75 Col. Hospitales de Don Vasco 
01443 299 3383


domingo, 1 de abril de 2012

Como evitar robos usando ERP Macropro


Como evitar robos usando ERP Macropro


Recientemente seguimos observando que en muchos casos no se está utilizando Macro Pro al 100% (aún en casos donde sí se ha realizado la labor de configuración y capacitación).

El motivo de este correo es para comunicarles de forma gráfica y simple lo que llamamos el “Círculo de Control Interno en el ERP”.


Recordemos una de las definiciones de Control Interno: 

“Es la metodología para evitar errores y/o abusos en las operaciones en una organización de tal manera que el trabajo de una persona sea supervisada por otra”.

En concreto esto puede realizarse si usamos Macro Pro al 100%, ya que cada
captura afecta a las áreas relacionadas sin opción a falla. Esto nos lleva a
solo 2 puntos que debemos implementar y al hacerlo, cerrar ese círculo de
 Control Interno:

1.         Conciliación Bancaria




2.    Inventarios constantes                               

  
v  A propósito de la conciliación bancaria: En la última versión fue incorporada una nueva metodología para realizarla.
Anteriormente era indispensable entrar en asuntos muy técnicos de interface de archivos del banco.
Hoy es una conciliación totalmente visual que puede configurarse sin necesidad de mucha ayuda técnica.
¡Así que ya no hay pretextos para no implementarla!
(Revisar la sección 6.1.2 de su Documentación).

v  Y en cuanto a los INVENTARIOS, recordarles que Macro Pro tiene varios años disponiendo de 2 opciones, ADEMAS DEL CLASICO PROCESO DE INVENTARIOS USANDO MARBETES (Sección 9.6.2.):

a)  La aplicación para CONTEOS. Para más información revisar la siguiente liga:
b)      Accediendo en línea a la base de datos desde dispositivos móviles.  
Revisar esta liga:

Esperamos que esta información sea de gran utilidad.

Alfatech

Macropro México
Guanajuato 188 Col. Roma México, D.F.
0155 1163 8008

Macropro Michoacán
Hospital de Etúcuaro 75 Col. Roma Morelia, Michoacán
01443 29933 83








jueves, 1 de marzo de 2012

Caso de Robo a un usuario de ERP Macropro por no configurar completamente el sistema:


Caso de Robo a un usuario de ERP Macropro por no configurar completamente el sistema:


Otra vez sucedió a uno de nuestros clientes: Recientemente descubrió que en los 3 últimos años ha habido un terrible desfalco que les ha causado una pérdida de más de 2 millones de pesos.
Desafortunadamente es muy común (y lamentable) en México.

Se cae en la confianza absoluta y no se hace una supervisión adecuada, pensando que alguien de los empleados se hará cargo. Pasa el tiempo (aun años) y un buen día, nos damos cuenta que alguien (o algunos) de los empleados han estado defraudando a la empresa.



Muchas veces pensamos que el software por sí mismo evitará que la empresa tenga desfalcos. La triste realidad es que si no revisamos que todas las funciones estén debidamente activadas y configuradas, y aún más, que aquellas que han sido desarrolladas como herramientas de control, sean realmente utilizadas, de nada servirá que tengamos el mejor software del mundo.

 ¿Cómo sucedió este problema? Muy sencillo. Por años se dejó abierto que toda el área de ventas cambiara los precios en la pantalla de Pedido. Esto con el pretexto de que el precio cambiaba según la negociación con el cliente y que eran productos que se hacen “sobre pedido”. Por si fuera poco, nunca se configuró el porcentaje mínimo de ganancia requerido para poder facturar (además de que nunca tampoco se alimentó el costo real del producto al hacer la entrada de producto terminado).

Y el abuso que se cometía era que, para ciertos clientes, se bajaba el precio aún en un 50%, vendiendo aún por debajo del costo.

Sabemos de  varias experiencias de esta naturaleza:

-La persona de cuentas por cobrar “jinetea” el dinero de la venta de contado, poniéndola como crédito.
-El personal del punto de venta, vende 0.01 en lugar de una unidad completa.
-No se ingresa al sistema ni la compra ni la venta.
Por ello, el motivo de este correo es animarles a revisar todas las áreas del sistema que pueden ser susceptibles a este tipo de abusos.
En el caso mencionado, la solución era muy sencilla:

1- Designar a una persona responsable de dar de alta los productos y sus precios, y que ésta no tenga relación alguna con el área de ventas.
2- Si se quería modificar el precio, hacerlo desde la opción Ventas, Precios, Políticas, Secuenciales la cual deja evidencia de que usuario modificó y en qué fecha;
       desde luego bloquear a los usuarios para que no ingresen a la pantalla de Artículos.
4-Por último, para reforzar la seguridad y evitar riesgo de errores, poner el porcentaje mínimo de utilidad en Ventas, Configuración, Parámetros.

Sabemos que en el entorno en el que nos movemos es difícil detenernos a resolver este tipo de situaciones importantes por todas las cosas urgentes que tenemos encima, pero si no lo tomamos en cuenta podríamos lamentarlo.

Quedamos a sus órdenes.
Alfatech
Macropro México
Guanajuato 188 Col. Roma México, D.F.

Macro Pro Michoacán
Hospital de Etucuaro 75 Col. Hospitales de don Vasco Morelia, Michoacán

(55)1163 8008
(443) 29933 83