Caso de Robo a un usuario de ERP Macropro por no configurar completamente el sistema:
Otra vez sucedió a uno de
nuestros clientes: Recientemente descubrió que en los 3 últimos años ha habido
un terrible desfalco que les ha causado una pérdida de más de 2 millones de
pesos.
Desafortunadamente es muy común
(y lamentable) en México.
Se cae en la confianza absoluta y
no se hace una supervisión adecuada, pensando que alguien de los empleados se
hará cargo. Pasa el tiempo (aun años) y un buen día, nos damos cuenta que
alguien (o algunos) de los empleados han estado defraudando a la empresa.
Muchas veces pensamos que el
software por sí mismo evitará que la empresa tenga desfalcos. La triste
realidad es que si no revisamos que todas las funciones estén debidamente
activadas y configuradas, y aún más, que aquellas que han sido desarrolladas
como herramientas de control, sean realmente utilizadas, de nada servirá que
tengamos el mejor software del mundo.
¿Cómo sucedió este problema? Muy sencillo. Por
años se dejó abierto que toda el área de ventas cambiara los precios en la
pantalla de Pedido. Esto con el pretexto de que el precio cambiaba según la
negociación con el cliente y que eran productos que se hacen “sobre pedido”. Por
si fuera poco, nunca se configuró el porcentaje mínimo de ganancia requerido
para poder facturar (además de que nunca tampoco se alimentó el costo real del
producto al hacer la entrada de producto terminado).
Y el abuso que se cometía era que,
para ciertos clientes, se bajaba el precio aún en un 50%, vendiendo aún por
debajo del costo.
Sabemos de varias experiencias de esta naturaleza:
-La persona de cuentas por cobrar
“jinetea” el dinero de la venta de contado, poniéndola como crédito.
-El personal del punto de venta,
vende 0.01 en lugar de una unidad completa.
-No se ingresa al sistema ni la
compra ni la venta.
Por ello, el motivo de este
correo es animarles a revisar todas las áreas del sistema que pueden ser
susceptibles a este tipo de abusos.
En el caso mencionado, la
solución era muy sencilla:
1- Designar
a una persona responsable de dar de alta los productos y sus precios, y que
ésta no tenga relación alguna con el área de ventas.
2- Si
se quería modificar el precio, hacerlo desde la opción Ventas, Precios,
Políticas, Secuenciales la cual deja evidencia de que usuario modificó y en qué
fecha;
desde
luego bloquear a los usuarios para que no ingresen a la pantalla de Artículos.
4-Por
último, para reforzar la seguridad y evitar riesgo de errores, poner el
porcentaje mínimo de utilidad en Ventas, Configuración, Parámetros.
Sabemos que en el entorno en el
que nos movemos es difícil detenernos a resolver este tipo de situaciones
importantes por todas las cosas urgentes que tenemos encima, pero si no lo
tomamos en cuenta podríamos lamentarlo.
Quedamos a sus órdenes.
Alfatech
Guanajuato 188 Col. Roma México, D.F.
Macro Pro Michoacán
Hospital de Etucuaro 75 Col. Hospitales de don Vasco Morelia, Michoacán
(55)1163 8008
(443) 29933 83
